Monissa yrityksissä ja yhdistyksissä on tämän vuoden aikana siirrytty pitämään etäkokouksia. Jossain tilanteissa kasvotusten pidettävä kokous on kuitenkin edelleen parempi ja miellyttävämpi vaihtoehto. Meiltä kysellään päivittäin kokouspalveluidemme turvajärjestelyistä pandemia-aikana. Olemme koonneet tähän mielestämme tärkeimpiä turvallisuusseikkoja, joita noudattamalla uskallamme tarjota kokouspalveluita asiakkaillemme. Nämä toimivat myös hyvänä tarkistuslistana kokouspaikkaa etsivälle tai yrityksen tai yhdistyksen kokousjärjestelyistä vastaavalle henkilölle.

Turvavälit

Onhan kokoustilassa tarpeeksi tilaa? Viralliset ohjeistukset kokoustilojen maksimikäyttöasteesta ovat vaihdelleet pandemian aikana. Vastuullinen kokousjärjestäjä on kartalla ajankohtaisista rajoituksista ja tarjoaa aina automaattisesti tarpeeksi väljää tilaa tai siirtää varauksen ilman erillisiä kuluja alkuperäistä suurempaan tilaan. Vaikka turvavälit olisivatkin kunnossa, on maskien käyttö suositeltavaa, kun ollaan samassa tilassa pitkään.

Tauot ja ruokailut

Kokousryhmien tauot tulee suunnitella niin, että kohtaamiset eri kokousryhmien välillä ovat minimissään. Me Hotel Arthurissa esimerkiksi porrastamme ryhmien kahvitauot siten, että kokousaulassamme on vain yksi ryhmä kerrallaan nauttimassa kahvitarjoiluista. Tämän takia onkin tärkeää noudattaa ennalta sovittuja aikatauluja. Jokaisella osallistujalla tulee myös olla istumapaikka kahvitauon aikana. Toinen hyvä vaihtoehto ylimääräisten kohtaamisten välttämiseksi on mahdollisuus tilata tarjoilut kokoustilaan, jolloin kokoushuoneesta ei tarvitse halutessaan poistua ollenkaan yleisiin tiloihin.

Turvavälit ja käsihygienia tulee huomioida myös lounaalla. Useissa kokoushotelleissa lounas on tarjolla noutopöydästä. Mikäli asiakkaat haluavat, voi noutopöytälounaan useissa paikoissa vaihtaa lisämaksusta pöytiin tarjoiltavaan lounaaseen. Tällä tavoin ylimääräinen liikkuminen ravintolatiloissa voidaan minimoida eikä ruokailijoiden tarvitse koskea noutopöydän ottimiin tai syödä buffetissa esillä ollutta ruokaa.

Tilojen siivous

Kokoustilojen puhtauteen tulee kiinnittää erityistä huomiota. Tehostetun siivouksen tulee näinä aikoina olla itsestäänselvyys, josta ei tingitä: kokoushuoneet siivotaan tehostetusti jokaisen ryhmän jälkeen ja yleisiä tiloja puhdistetaan myös normaalia tiuhemmin ja tarkemmin. Tämä koskee luonnollisesti myös ravintolatiloja.

Hybridikokous

Vaikka kokous järjestettäisiin kasvotusten, voi kuitenkin olla järkevää, että kaikki osallistujat eivät osallistu kokoukseen paikan päällä vaan virtuaalisesti. Tällaisissa ns. hybridikokouksissa on hyvä huomioida kokouspaikan tekniset edellytykset. Nettiyhteyden on oltava saumaton, ja jotta osallistujat näkevät ja kuulevat toisensa ongelmitta, tarvitaan tehokas webkamera ja mikrofoni. Läppärin omaan kameraan ja mikkiin ei välttämättä kannata turvautua vaan käyttää tähän erikseen soveltuvaa ulkoista laitetta. Asiantuntevasta kokouspaikasta tällainen kyllä löytyy.

Peruutusehdot

Viimeinen seikka ei liity niinkään kokousjärjestelyiden turvallisuuteen, mutta kannattaa silti ottaa huomioon, kokoustilaa tai kokouspalveluita varatessa – nimittäin peruutusehdot. Onko palveluita tarjoava yritys valmis joustamaan ehdoista, jos tilaisuus päätetäänkin perua tai siirtää kokonaan virtuaaliseksi? Entä kuinka lähellä kokouspäivää osallistujamäärää voi vielä pienentää kuluitta, jos vaikka joku osallistujista sairastuukin? Näitä asioita kannattaa selvittää etukäteen, jottei joudu maksamaan turhasta. Ihan viime hetken perumista täysin kuluitta tuskin kovinkaan moni kokouspaikka hyväksyy, ellei kyse ole virallisista määräyksistä tai kokoontumisrajoituksista. Kannattaa siis joka tapauksessa pohtia hyvissä ajoin etukäteen, tullaanko tuleva kokous järjestämään ja missä muodossa.

Meillä Hotel Arthurissa kokousjärjestelyiden turvallisuus otetaan vakavasti, ja teemme kaikkemme, jotta asiakkaamme voivat kokoustaa niin turvallisesti kuin se epidemiatilanteessa on mahdollista. Pidämme itsekin huolen siitä, että edellä mainitut seikat otetaan huomioon kokousten turvajärjestelyissä. Myyntipalvelumme sekä kokousisäntämme ja -emäntämme auttavat mielellään perinteisten tai hybridikokousten järjestelyissä.

Tuleeko sinulla kokousten järjestäjänä mieleen turvallisuuteen liittyviä seikkoja, joita voisimme vielä ottaa huomioon?