Olen työskennellyt yhdeksän vuotta Hotel Arthurissa, jonka monipuolisissa tiloissa on järjestetty erilaisia tilaisuuksia. Kahdeksan tarjoilijavuoteni aikana sain todistaa hääjuhlia, muistotilaisuuksia, väitöskaronkkoja, syntymäpäiviä, luokkakokouksia, pikkujouluja ja vuosijuhlia. Siirryin tarjoilijan tehtävistäni myyntineuvottelijaksi ja nyt haluaisin jakaa sinulle vinkkejäni tilaisuuksien järjestämiseen.

Onnistuneiden juhlien ja tilaisuuksien yhdistävänä tekijänä on tunnelma. Se on kaiken a ja o. Tunnelman syntyyn vaikuttaa myös moni käytännön asia, joten hyvään suunnitteluun kannattaa panostaa. Mitä enemmän järjestäjällä on tietoa juhlien luonteesta ja haetusta tunnelmasta, sitä paremmat avaimet henkilökunnallamme on käsissään persoonallisen tunnelman aikaansaamiseksi. Tunnelmaan vaikuttaa mm. oikean juhlatilan valinta, sen ilme, koristelu, musiikki ja tarjoiltavat sekä tietenkin vieraat. Alla vinkkejäni onnistuneen tilaisuuden järjestämiseen.

Suosi hyvää sijaintia, joka helpottaa vieraiden saapumista

Järjestäjällä ja vierailla saattaa olla pidempikin matka saapua paikalle. Keskeinen sijaintimme sekä monipuoliset yöpymismahdollisuudet helpottavat vieraiden matkasuunnittelua. Hotel Arthurin sijainti on erinomainen ja yhteydet sujuvat. Kansainväliset ja kotimaasta kauempaa saapuvat vieraat pääsevät hotellille junalla. Myös linja-auto-, ratikka- ja metroyhteydet tuovat Arthurin kulmille.

Valitse oikea juhlatila ja sopivat palvelut 

Meillä on mahdollisuus nauttia erilaisista tilaisuuksista kelloon katsomatta. Juhlatilaa valittaessa kannattaa valita tilaisuuden tunnelmaa kunnioittava ja osallistujien määrään sopiva juhlatila. Railakkaammat pippalot kaipaavat mahdollisesti suurempaa tilaa tanssilattian ja orkesterin kera, kun taas herkkään ja intiimiin tilaisuuteen kannattaa valita rauhallisempi tila. Onko mikään niin ihanaa kuin viettää persoonalliset juhlat, kömpiä niiden jälkeen hotellimme sänkyyn ja herätessä laskeutua hissillä hotellimme monipuoliselle aamiaiselle?

Hyödynnä keittiöpäällikköämme tarjoilun suunnittelussa

Juhlatilaisuuden luonteesta ja henkilömäärästä riippuen toivottavat tarjoiltavat vaihtelevat. Osaan tilaisuuksista sopii noutopöytäruokailu, toisiin istuva illallinen kolmella ruokalajilla kahveineen ja juomineen. Juhlajuomien tarjoilumahdollisuuksiakin on lukuisia erilaisia. Juhlissa voi toimia esimerkiksi avoin baari, viininkaato pöytiin tai näiden sekoitus. Asiantunteva henkilökuntamme osaa auttaa ruokien ja juomien valinnassa sekä niiden yhteensopivuudessa. Myös lapset on syytä huomioida tarjoiluja mietittäessä. Kannattaa myös selvittää etukäteen vieraiden erityisruokavaliot ja informoida asiasta ajoissa henkilökuntaamme, jotta jokaisen vieraan erityistarpeet tulevat huomioiduksi jouhevasti.

Hyödynnä ammattitaitoamme ohjelman suunnittelussa

Onnistuneessa tilaisuudessa ohjelma ja tarjoilu pelaavat saumattomasti. Kaikki tilaisuudet noudattavat lähes poikkeuksetta aikataulua. Tilaisuuksissa tulee vastaan yllättäviä käänteitä esimerkiksi ohjelmaan kirjaamattomista puheista, tauoista ja siirtymistä, joten aikatauluun kannattaa jättää pelivaraa. Väljä aikataulu takaa kaikille juhlijoille mahdollisuuden nauttia ja osallistua juhlaan yllättävälläkin tavalla. Ohjelmaa suunnitellessa ja aikataulua miettiessä kannattaa hyödyntää kokeneen henkilökuntamme asiantuntemusta erityyppisten tilaisuuksien järjestämisessä. Vaikka järjestäjä toimii tilaisuudessa taka-alalla hoitaen juoksevia asioita, kannattaa tilaisuuden aikataulu käydä läpi huolellisesti henkilökuntamme kanssa. Näin myös järjestäjällä on mahdollisuus aikatauluttaa asiat ja nauttia tilaisuudesta.

Panosta tunnelmaa luoviin yksityiskohtiin

Koristelut kuuluvat juhliin. Juhlavieraiden, -paikan ja -tarjoiltavien luoman kokonaisuuden viimeistelevät pienet yksityiskohdat. Koristelulle ja juhlien ilmeen suunnittelulle sekä toteutukselle kannattaa varata aikaa. Vaikka koristelussa vastuu on tilaisuuden järjestäjällä, henkilökuntamme auttaa mielellään teemaan ja tunnelmaan sopivan ilmeen luomisessa. Tilaisuudesta riippuen voit hyödyntää esimerkiksi kukkia, valoja, julisteita ja yhtenäistä väriteemaa. Voit myös hyödyntää juhlatilojemme tekniikkaa äänen- ja kuvantoistoon. Myös puheiden pitäminen, esitykset ja musiikin soittaminen onnistuvat tarpeidesi mukaan.

Vielä sananen tunnelmasta

Jokainen tilaisuus ja juhla on ainutlaatuinen. Onnistuneen tilaisuuden tunnelma näkyy ihmisissä. Ystävällinen ja palvelualtis henkilökuntamme on aina valmis auttamaan sinua onnistuneen tilaisuuden järjestämisessä. Minä ja Arthurin henkilökunta palvelemme asiakkaitamme suurella sydämellä, kaikissa tilaisuuksissa. Kun suunnittelet ikimuistoista tilaisuutta, ole meihin yhteydessä!

Saana
Myyntineuvottelija